Tra cứu văn bản pháp luật khi ký hợp đồng công nghệ

Có lần một hợp đồng dịch vụ công nghệ suýt ký sai, chỉ vì điều khoản dẫn chiếu nhầm loại văn bản. Ngay trước giờ ký, phòng pháp chế của khách phát hiện ra và phải rà lại toàn bộ để tìm đúng quy định trong vòng hai tiếng.

Tình huống như vậy không hiếm. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ bỏ qua bước đối chiếu văn bản. Họ nghĩ bên soạn hợp đồng đã tự rà kỹ phần pháp lý rồi.

Có công ty ký hợp đồng thiết kế website bán hàng với đối tác trong nước. Điều khoản bảo hành trong hợp đồng đó lại dẫn một quy định đã hết hiệu lực từ hai năm trước. Hợp đồng vẫn ký bình thường, nhưng khi phát sinh tranh chấp, điều khoản đó gần như vô giá trị.

Sai sót trong khâu tra cứu không chỉ nằm ở việc thiếu văn bản. Đôi khi doanh nghiệp tra đúng luật, nhưng lại áp cho sai lĩnh vực. Hợp đồng thuê ngoài phát triển phần mềm cần đối chiếu văn bản khác so với hợp đồng mua bản quyền phần mềm đóng gói.

Trước khi soạn điều khoản, nên làm thêm một việc. Đó là đánh giá kỹ năng lực của đối tác công nghệ song song với tra cứu quy định áp dụng. Biết rõ đối tác đang làm gì giúp việc chọn đúng nhóm văn bản dễ hơn nhiều.

Sai lầm phổ biến nhất là dùng lại điều khoản pháp lý cũ mà không kiểm tra lại. Một hợp đồng ký năm ngoái có thể trích văn bản đã hết hiệu lực trong năm nay. Mỗi hợp đồng mới nên được tra cứu lại từ đầu, thay vì sao chép điều khoản có sẵn.

Cách tra cứu văn bản pháp luật chính xác

Tra cứu văn bản pháp luật nghe có vẻ đơn giản, chỉ cần gõ từ khoá lên mạng là ra. Nhưng làm nghề lâu năm mới nhận ra tra đúng và tra đủ là hai chuyện khác nhau. Phần này chia sẻ cách làm cụ thể mỗi ngày.

Xác định đúng loại văn bản áp dụng cho dịch vụ công nghệ

Nhiều người mới vào nghề hay nhầm giữa luật, nghị định và thông tư. Nói dễ hiểu, luật là văn bản gốc do Quốc hội ban hành, có giá trị cao nhất. Nghị định là văn bản Chính phủ ban hành để hướng dẫn thi hành luật đó. Thông tư thường do một bộ ban hành, quy định chi tiết hơn, sát với nghiệp vụ cụ thể.

Với hợp đồng dịch vụ công nghệ, văn bản gốc thường gặp nhất là Luật số 71/2006/QH11 về công nghệ thông tin. Đây là luật quy định khung cho hoạt động công nghệ thông tin tại Việt Nam. Ngoài ra còn có nghị định và thông tư hướng dẫn riêng cho từng lĩnh vực nhỏ hơn, ví dụ như chữ ký số hay giao dịch điện tử.

Một khách làm dịch vụ lưu trữ dữ liệu đám mây từng hỏi phải trích văn bản nào cho điều khoản an toàn thông tin. Ngoài luật chung, khách còn cần xem thêm quy định riêng về an toàn thông tin mạng. Trích một luật chung là chưa đủ, điều khoản sẽ thiếu căn cứ khi có sự cố.

Cách làm hiệu quả thường theo thứ tự ngược. Đọc điều khoản hợp đồng trước, xác định nó thuộc nhóm nghiệp vụ nào, rồi mới tìm văn bản gốc tương ứng. Cách này nhanh hơn nhiều so với việc ôm cả bộ luật đọc từ đầu.

Sai lầm thường gặp ở bước này là gộp chung mọi điều khoản công nghệ vào một văn bản duy nhất. Mỗi mảng nhỏ như bảo mật dữ liệu, chữ ký số, hay giao dịch điện tử lại có văn bản riêng. Gộp chung dễ khiến điều khoản trích dẫn sai chỗ.

Kiểm tra văn bản còn hiệu lực hay đã hết hiệu lực

Văn bản pháp luật ở Việt Nam thay đổi khá thường xuyên. Một thông tư ban hành năm 2018 có thể đã bị thay thế bởi văn bản mới năm 2023. Nếu chỉ tra theo trí nhớ hoặc bản lưu cũ trong máy, rất dễ dùng nhầm quy định đã hết hiệu lực.

Trước khi trích dẫn bất kỳ điều nào vào hợp đồng, nên giữ một thói quen nhỏ sau:

• Kiểm tra ngày ban hành và ngày có hiệu lực ghi trên văn bản
• Xem văn bản có bị sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bởi văn bản nào mới hơn không
• Đối chiếu với hệ thống pháp điển hoá văn bản quy phạm pháp luật để có bản hợp nhất mới nhất

Bước đối chiếu này chỉ mất vài phút, nhưng cứu được rất nhiều rắc rối về sau. Từng có hợp đồng phải sửa lại ba lần, chỉ vì một thông tư đã hết hiệu lực mà không ai để ý.

Một mẹo hữu ích là chụp lại màn hình văn bản, kèm ngày tra cứu, rồi lưu vào hồ sơ hợp đồng. Sau này nếu có ai hỏi căn cứ, chỉ cần mở lại là đủ, không phải tra lại từ đầu.

Áp dụng kết quả tra cứu vào nội dung hợp đồng

Tra cứu xong không phải là hết việc. Bước áp dụng vào hợp đồng mới là chỗ nhiều người hay làm ẩu. Trích luôn cả tên văn bản dài dòng vào điều khoản khiến đoạn văn đọc rất rối.

Cách làm gọn gàng hơn là trích đúng số hiệu văn bản, tên viết tắt thường dùng, và chỉ rõ điều khoản liên quan. Thay vì ghi chung chung là “theo quy định pháp luật hiện hành”, nên ghi rõ số hiệu văn bản kèm theo điều khoản áp dụng cụ thể.

Một điều khoản viết tốt thường có ba phần: nội dung cam kết, căn cứ pháp lý dẫn chiếu, và cách xử lý khi căn cứ thay đổi.

Nhiều hợp đồng chỉ có phần đầu, hai phần sau bị bỏ trống. Đến lúc cần viện dẫn, không ai biết nên tra ở đâu.

Sai lầm phổ biến là trích dẫn văn bản nhưng không ghi rõ điều, khoản cụ thể. Khi có tranh chấp, việc chứng minh căn cứ áp dụng sẽ mất thời gian hơn nhiều. Ghi rõ ngay từ đầu giúp cả hai bên đỡ tranh cãi về sau.

Một mẹo nhỏ khác cho hợp đồng dịch vụ công nghệ là tách riêng một phụ lục. Toàn bộ căn cứ pháp lý được ghi vào đó, thay vì rải khắp các điều khoản. Cách này giúp việc cập nhật sau này gọn hơn nhiều. Chỉ cần sửa phụ lục, không phải lật lại từng điều trong hợp đồng chính.

Cập nhật hợp đồng khi văn bản pháp luật thay đổi

Nhiều khách hàng hay thắc mắc: hợp đồng đã ký rồi, văn bản pháp luật đổi thì tính sao?

Thường thì hợp đồng nên có điều khoản cho phép rà soát định kỳ, hoặc rà soát ngay khi có thay đổi quy định liên quan trực tiếp. Ví dụ, hợp đồng có điều khoản về nghĩa vụ đăng ký website.

Sau này, nếu quy định về website nào phải đăng ký với Bộ Công Thương thay đổi, hai bên nên rà lại. Việc đó giúp phụ lục hợp đồng luôn khớp với quy định mới nhất.

Nên lưu lại phiên bản văn bản pháp luật tại thời điểm ký, kèm ngày tra cứu. Thói quen nhỏ này giúp việc đối chiếu sau này nhanh hơn nhiều, nhất là khi có tranh chấp, cần chứng minh căn cứ áp dụng đúng thời điểm.

Một cách làm khác là ghi thẳng ngày tra cứu vào cuối điều khoản, dạng chú thích nhỏ. Nghe có vẻ rườm rà, nhưng chi tiết này từng cứu một khách hàng trong một vụ tranh chấp kéo dài gần một năm. Mọi thứ đã ghi rõ từ đầu, nên bên còn lại đành chấp nhận thời điểm áp dụng đó.

Một bước tra cứu cẩn thận đổi lấy một hợp đồng chắc chắn

Không có hợp đồng dịch vụ công nghệ nào tự nhiên chặt chẽ. Nó chặt chẽ vì người soạn chịu bỏ thời gian tra đúng văn bản, đúng thời điểm. Đây luôn là bước đầu tiên, trước cả việc bàn giá hay tiến độ.

Nếu bạn đang chuẩn bị ký một hợp đồng công nghệ với đối tác trong nước, hãy dành riêng thời gian cho việc này. Một nửa buổi là đủ để tra cứu và đối chiếu cho kỹ. Đừng để phần pháp lý bị dồn vào phút cuối, như tình huống suýt ký sai kể ở đầu bài.

Bạn cũng có thể tham khảo thêm kho văn bản pháp luật Việt Nam đã tổng hợp sẵn. Có kho đó, việc tra cứu cho những hợp đồng sau sẽ nhanh hơn nhiều.