May Đồng Phục Bảo Vệ: Cần Tra Cứu Quy Định Gì Trước?

May đồng phục bảo vệ tưởng chỉ là chuyện chọn màu và chất vải. Không ít doanh nghiệp đã phải may lại cả lô. Lý do là mẫu áo bị cho là dễ gây nhầm lẫn với lực lượng chức năng. Chi phí may lại chưa phải là phần tốn kém nhất, thời gian xử lý hồ sơ mới là phần mất công.

Bài viết này tổng hợp những gì doanh nghiệp nên tra cứu trước khi đặt may. Nội dung chỉ định hướng cách tìm và đọc văn bản. Nó không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho từng trường hợp.

Đồng phục bảo vệ bị yêu cầu thay vì “giống lực lượng chức năng”

Tình huống thường gặp là doanh nghiệp tự thiết kế đồng phục theo cảm tính. Họ muốn đội bảo vệ trông “oai”, nên chọn màu xanh rêu, thêm cầu vai và mũ kê pi. Kết quả là mẫu áo trông na ná quân phục hoặc trang phục công an.

Những chi tiết tưởng nhỏ lại là nơi phát sinh rủi ro. Màu vải, kiểu cầu vai, hình phù hiệu đều có thể gây nhầm lẫn. Ngay cả dòng chữ in trên lưng áo cũng vậy. Người dân nhìn thấy dễ nghĩ đó là lực lượng nhà nước, và đây chính là điều pháp luật muốn tránh.

Vì vậy, bước tra cứu nên làm trước bước thiết kế. Làm ngược lại thì doanh nghiệp vừa tốn tiền may vừa tốn thời gian sửa.

Dịch vụ bảo vệ là ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Ngành nghề kinh doanh có điều kiện là những ngành mà doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu riêng mới được hoạt động. Dịch vụ bảo vệ thuộc nhóm có điều kiện về an ninh, trật tự.

Nói dễ hiểu, hồ sơ doanh nghiệp, người quản lý và cách tổ chức lực lượng đều bị quản lý chặt hơn. Mức độ chặt cao hơn hẳn ngành thông thường. Trang phục của nhân viên cũng nằm trong phạm vi đó.

Khi tra cứu, nên bắt đầu từ các nghị định về điều kiện an ninh, trật tự. Đây là nhóm văn bản đặt ra khung chung cho ngành. Sau đó tìm tiếp các thông tư hướng dẫn thi hành. Nên đọc văn bản gốc, tránh dựa vào bài tóm tắt trên mạng vì có thể đã cũ.

Nhóm quy định liên quan trực tiếp tới trang phục bảo vệ

Khi đọc văn bản, doanh nghiệp nên chú ý ba nhóm nội dung. Đây là những nhóm liên quan trực tiếp tới việc thiết kế đồng phục.

• Màu sắc và kiểu dáng: quy định cấm dùng trang phục dễ gây nhầm lẫn với lực lượng vũ trang. Nhóm này gồm quân đội, công an và các lực lượng tương tự.
• Phù hiệu, biển tên: yêu cầu nhân viên đeo biển tên, phù hiệu. Thông tin trên đó phải thể hiện đúng doanh nghiệp đang làm việc.
• Logo, tên doanh nghiệp: cách thể hiện tên, logo trên trang phục. Mục đích là để người khác nhận ra đây là bảo vệ của doanh nghiệp nào.

Mỗi nhóm có thể nằm ở những văn bản khác nhau. Vì vậy doanh nghiệp nên lập một bảng tổng hợp riêng, ghi rõ văn bản nào, điều khoản nào nói về nội dung gì.

Cách đọc một văn bản quy định mà không hiểu sai

Đọc văn bản pháp luật khác đọc bài báo. Một điều khoản có thể đã bị sửa đổi bởi văn bản ban hành sau, dù bản gốc vẫn còn trên mạng.

Trước tiên, hãy xem tình trạng hiệu lực của văn bản. Tiếp theo, kiểm tra xem có văn bản sửa đổi, bổ sung hay văn bản hướng dẫn đi kèm không. Nhiều cổng tra cứu hiển thị các văn bản liên quan ngay cạnh văn bản gốc.

Cuối cùng, phân biệt điều bắt buộc và điều khuyến nghị. Những từ như “phải”, “không được”, “nghiêm cấm” là bắt buộc. Những từ như “nên”, “khuyến khích” chỉ mang tính định hướng. Cách đọc này cũng tương tự khi tra cứu văn bản pháp luật khi ký hợp đồng với đối tác.

Hồ sơ nội bộ nên lưu khi thay đổi đồng phục

Mỗi lần thay đổi mẫu đồng phục, doanh nghiệp nên lưu một bộ hồ sơ nội bộ. Bộ hồ sơ này giúp trả lời nhanh khi có đoàn kiểm tra hoặc khi có tranh chấp.

Hồ sơ nên gồm bản thiết kế có kích thước, bảng màu có mã màu và thông tin logo. Kèm theo là danh sách văn bản đã tra cứu. Mỗi văn bản nên có ghi chú doanh nghiệp đã tuân thủ điểm nào.

Phần quan trọng không kém là biên bản cấp phát đồng phục cho từng nhân viên. Biên bản ghi số lượng, ngày nhận và cam kết hoàn trả khi nghỉ việc. Việc thu hồi đồng phục giúp hạn chế người ngoài mặc áo có logo doanh nghiệp.

Làm việc với đơn vị may đồng phục bảo vệ

Đơn vị may chỉ làm theo yêu cầu được giao. Nếu yêu cầu thiếu phần pháp lý, rất có thể mẫu may ra vẫn gặp vấn đề.

Doanh nghiệp nên đưa bảng tổng hợp quy định vào brief ngay từ đầu. Brief là bản mô tả yêu cầu gửi cho bên may. Nó gồm màu, chất liệu, số lượng và các giới hạn. Ghi rõ những chi tiết không được dùng, như cầu vai có sao hoặc màu xanh rêu.

Nên ưu tiên đơn vị may đồng phục bảo vệ đã có kinh nghiệm làm cho công ty dịch vụ bảo vệ. Những nơi này thường có mẫu tham khảo và hiểu các điểm cần tránh. Doanh nghiệp vẫn nên tự kiểm tra lại mẫu cuối cùng trước khi duyệt may số lượng lớn. Các dòng đồng phục khác có thể xem trên website của đơn vị may.

Hợp đồng đặt may: điều khoản nên có

Hợp đồng đặt may nên được soạn kỹ như mọi hợp đồng dịch vụ khác. Có bốn nhóm điều khoản doanh nghiệp nên chú ý.

Thứ nhất là quy trình duyệt mẫu, gồm may mẫu thử và thời hạn phản hồi. Thứ hai là dung sai màu. Đó là mức chênh màu cho phép giữa áo mẫu và hàng loạt. Thứ ba là thời gian giao hàng và mức phạt khi trễ. Thứ tư là bảo hành đường may, khoá kéo, độ bền màu.

Một điều khoản hay bị bỏ qua là trách nhiệm khi mẫu phải chỉnh theo yêu cầu cơ quan quản lý. Hai bên nên thống nhất trước ai chịu chi phí chỉnh sửa trong trường hợp này.

Đội văn phòng của doanh nghiệp bảo vệ đôi khi cần thêm áo thun cho sự kiện nội bộ với số lượng nhỏ. Cách tính giá cho đơn ít như vậy có chi tiết ở đây.

Sai lầm hay gặp

Sai lầm phổ biến nhất là sao chép cầu vai, quân hàm để đồng phục trông uy nghiêm. Đây chính là loại chi tiết dễ bị cho là gây nhầm lẫn với lực lượng vũ trang.

Sai lầm thứ hai là dùng lại mẫu đồng phục của doanh nghiệp khác. Việc này có thể gây nhầm lẫn thương hiệu và phát sinh tranh chấp. Mẫu của mình nên có điểm nhận diện riêng.

Sai lầm thứ ba là chỉ tra cứu một lần rồi dùng mãi. Văn bản có thể thay đổi theo thời gian. Mỗi lần may đợt mới, doanh nghiệp nên kiểm tra lại tình trạng hiệu lực của các văn bản đã dùng.

Câu hỏi thường gặp

Đồng phục bảo vệ có cần đăng ký với cơ quan công an không?

Yêu cầu có thể khác nhau theo loại hình và văn bản đang có hiệu lực. Cách chắc chắn nhất là hỏi cơ quan công an nơi doanh nghiệp làm thủ tục về điều kiện an ninh, trật tự.

Bảo vệ nội bộ doanh nghiệp có phải theo quy định như công ty dịch vụ bảo vệ?

Bảo vệ nội bộ và dịch vụ bảo vệ là hai mô hình khác nhau. Quy định áp dụng cũng khác. Dù vậy, nguyên tắc không dùng trang phục gây nhầm lẫn với lực lượng vũ trang áp dụng cho cả hai.

Có được in logo công ty lên cầu vai áo bảo vệ không?

Nhiều doanh nghiệp in logo ở ngực hoặc tay áo thay vì cầu vai. Nếu muốn dùng cầu vai, nên tra cứu kỹ quy định về phù hiệu trước khi thiết kế.

Tra cứu văn bản quy định về trang phục bảo vệ ở đâu?

Có thể dùng các cổng tra cứu văn bản pháp luật, lọc theo loại văn bản và lĩnh vực an ninh, trật tự. Nên đối chiếu với nguồn chính thức của cơ quan ban hành để chắc chắn.